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We strongly support this request.
While Box Drive now provides an end-user feature to hide folders, this does not address the security and governance concerns faced by enterprise administrators. The key requirement is the ability for administrators to centrally control which folders are displayed in Box Drive.
In particular, we would like administrators to be able to hide external collaboration folders and externally owned folders from Box Drive while maintaining access through the Box Web App.
From our experience supporting enterprise customers, the primary concerns are:
Accidental filing of files into external collaboration folders through drag-and-drop operations in File Explorer/Finder.
Increased risk of unintended data sharing due to the visibility of external folders within Box Drive's folder tree and quick access experience.
Difficulty distinguishing internal and external destinations when users perform daily file operations.
Governance and compliance requirements that demand tighter control over access paths, not only access permissions.
Although Box Shield can help mitigate some risks, it does not fundamentally address the issue of exposure through the desktop access path. The root cause is that external collaboration folders are presented alongside internal content within Box Drive.
We believe administrators should be able to:
Hide external collaboration folders from Box Drive.
Apply the setting at Enterprise, Group, or User scope.
Enforce the setting centrally through the Admin Console.
Allow users to continue accessing those folders through the Box Web App when business needs require it.
This functionality would significantly reduce the risk of misfiling, accidental sharing, and operational mistakes while preserving collaboration capabilities.
Thank you for considering this enhancement.
following is Japanese.
本要望を強く支持します。
現在の Box Drive にはユーザー単位でフォルダーを非表示にする機能がありますが、企業管理者が求めているのは個人設定ではなく、組織としての統制です。
特に、外部コラボレーションフォルダーや他社所有フォルダーについては、Box Drive 上では非表示とし、必要な場合のみ Box Web からアクセスできる形が望ましいと考えています。
実際の運用では以下の課題があります。
エクスプローラー/Finder 上でのドラッグ＆ドロップによる誤格納
Box Drive のフォルダツリーから外部フォルダーへ誤って保存してしまうリスク
内部フォルダーと外部フォルダーの判別が難しいケースがある
アクセス権だけでなく、「どの経路からアクセスさせるか」という統制が求められている
Box Shield による一定の対策は可能ですが、根本的な課題は外部コラボレーションフォルダーが Box Drive 上に表示されることにあります。
そのため以下を希望します。
外部コラボレーションフォルダーの Box Drive 非表示
Enterprise単位・Group単位・ユーザー単位での適用
管理者による強制設定
Web UI からのアクセスは継続可能
本機能は、誤格納・誤共有・運用ミスの低減と、企業ガバナンスの強化に大きく貢献すると考えます。