Controlling the Visibility of External Collaboration Folders in Box Drive via Admin Settings
We would like administrators to be able to control the visibility of external folders in Box Drive via the Admin Console.
[Background]
When using Box Drive, the following security risks exist:
・Risk of data leakage due to user error: Files or folders may be accidentally dragged and dropped into external collaboration folders.
・Risk of ransomware spreading to external tenants: If a user falls victim to ransomware, the encryption attack may also affect external collaboration folders belonging to other companies.
[Details]
We would like administrators to be able to control the visibility of external folders in Box Drive via the Admin Console. Rather than users configuring this themselves, we want administrators to be able to enforce the hiding of external collaboration folders through Admin settings.
・Control scope: the enterprise level and the group level.
・Target: External Folders
・Control details: Toggle display/hide on Box Drive (access remains available via the web app)
・Configuration permissions: Only administrators can change settings (end users cannot make changes)
・Scope of application: All users at once, or on a per-user or per-group basis
[How it works when implemented]
・When an administrator enables “Hide External Folders,” only internal company folders will be displayed in the end user’s Box Drive.
・Access to external collaboration folders remains possible via the Box web app (ensuring business continuity).
Please note that the content of this previously published article allows users to choose whether to show or hide external folders, which fails to eliminate security risks;
therefore, this request is different from that one.
https://pulse.box.com/forums/909778-help-shape-the-future-of-box/suggestions/36186751-hide-folders-from-box-drive
Furthermore, it appears that the votes for the feature I am requesting in this request have likely been diverted to this existing article.
following is Japanese
Box Driveにおける外部コラボレーションフォルダの表示/非表示を管理者制御する機能
[背景]
Box Drive利用時、以下のセキュリティリスクがある。
・誤操作による情報漏洩リスク： ファイルやフォルダを誤って外部コラボフォルダへドラッグ＆ドロップしてしまう
・ランサムウェア被害時の他社テナントへの波及リスク：ユーザーがランサムウェア被害にあった際に、外部コラボされている他社フォルダについても暗号化被害が出てしまう。
[詳細]
Admin Consoleから、Box Driveに表示するフォルダの種別を制御できる。ユーザーでの操作ではなく、管理者側における設定で、外部コラボフォルダの非表示を強制することができる。
・制御単位：企業（Enterprise）単位、および、グループ単位で設定できる。
・制御対象：外部フォルダ
・制御内容：Box Drive上での表示・非表示の切り替え（一方、Webアプリ上では引き続きアクセス可能）
・設定権限：管理者のみが設定変更可能（エンドユーザーは変更不可）
・適用範囲：全ユーザー一括、または、ユーザー単位、グループ単位
[実装された場合の動作イメージ]
・管理者が「外部フォルダ非表示」を有効化すると、エンドユーザーのBox Driveには自社内フォルダのみが表示される
・外部コラボフォルダへのアクセスはBox Webアプリ経由では引き続き可能（業務継続性を担保）
Anonymous
shared this idea
-
AdminAnonymous
(Admin, Box)
commented
Details of the Requested Feature
1. Feature OverviewA setting should be added to the Admin Console that allows administrators to select and control which folders are displayed in Box Drive (folders not selected will be hidden).
2. Specific Requirements
Item
Details
Control Unit
Settings at the Enterprise level
Control Target
Administrator selects folders; all others are hidden from Drive
Control Content
Toggle show/hide in Box Drive (access via the web app remains available)
Admin Privileges
Only administrators can change settings (end users cannot change)
Scope of Application
Applied to all users at once, or applied at the group level
3. Expected Behavior
When an administrator selects “folders to display,” only those selected folders are shown in end users’ Box Drive.
Access to hidden folders remains available via the Box web app (ensuring business continuity).ーーーーーーーーーーーー
要望する機能の詳細
1. 機能概要
管理者コンソール（Admin Console）から、Box Driveに表示するフォルダを選択して制御（選んだフォルダ以外は非表示）できる設定を追加してほしい。
2. 具体的な要件
項目
内容
制御単位
企業（Enterprise）単位
制御対象
管理者がフォルダを選択し、それ以外のDriveへの非表示
制御内容
Box Drive上での表示・非表示の切り替え（Webアプリ上では引き続きアクセス可能）
管理者権限
管理者のみが設定変更可能（エンドユーザーは変更不可）
適用範囲
全ユーザー一括、またはグループ単位での適用3. 期待する動作
管理者が「表示フォルダを選択」すると、エンドユーザーのBox Driveには選択されたフォルダのみが表示される
非表示フォルダへのアクセスはBox Webアプリ経由では引き続き可能（業務継続性を担保）