Matching display with Box Notes shared link settings
If the Admin Console [Shared Link Permissions] is set to type "File: Can view and download" and type "Box Notes: Can view and edit",
Depending on where you create a Box Notes shared link, the settings and permissions displayed do not match.This is the current specification.
Created a shared link from a file list: The permission "View only" is displayed because the type is "File", but it can be edited.
Creating a shared link from the Box Notes share button: The "Can edit" permission is displayed to refer to the type "Box Notes".
We feel that this specification causes confusion for users by displaying different permissions on the folder screen and on the Box Notes file.
In fact, some of our users were confused by the display inconsistency, thinking that Box Notes could only be viewed, when in fact they could be shared in an editable state.
Experiences like this give users the impression that Box is difficult to use.
We are promoting the use of Box, and this inconsistent UI goes against that effort.
From a security standpoint, it is not desirable for the actual settings to differ from what is displayed.
It is also possible that the content may remain editable without the user intending to do so.
We would like to ask you to unify the display of shared link permissions on file lists and Box Notes files so that they match the actual permission settings, allowing users to understand accurate information.
We believe that this improvement will improve the user experience and contribute to more efficient operations.
Box Notesの共有リンク設定と表示を一致させる
管理コンソール[共有リンクの権限]が種類「ファイル:表示およびダウンロード可能」、種類「Box Notes:表示および編集可能」で設定している場合、
Box Notesの共有リンクを作成する場所によって設定と表示される権限が一致しません。これは現状の仕様となります。
ファイル一覧から共有リンクを作成した場合:種類「ファイル」を参照するため「表示のみ可能」権限が表示されるが、編集可能
Box Notesの共有ボタンから共有リンクを作成した場合:種類「Box Notes」を参照するため「編集可能」権限が表示
現状の仕様により、フォルダ画面とBox Notesファイル上で異なる権限が表示されることは、ユーザーに混乱を招く要因となっていると感じております。
実際に弊社のユーザーの中には、Box Notesが編集可能な状態で共有できるにもかかわらず、表示の不一致によって「表示のみ可能」と誤解したユーザーがいました。
このような経験は、ユーザーにとってBoxが使いにくいという印象を与えてしまいます。
弊社ではBoxの利活用を推進しておりますが、この不一致なUIはその取り組みに反するものとなります。
また、セキュリティ面でも、実際の設定と表示が異なることは好ましくありません。ユーザーが意図せずに編集可能な状態が続いてしまう事態も考えられます。
ファイル一覧とBox Notesファイル上での共有リンク権限表示を統一し、実際の権限設定と一致させることで、ユーザーが正確な情報を把握できるよう改善をお願い申し上げます。
この改善により、ユーザー体験が向上し、業務の効率化にも寄与するものと考えております。
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