Currently, the following Enterprise Setting controls both Box Automate workflow sharing and sharing of content located in AI Home session folders.

Enterprise Settings > Content & Sharing > Additional Collaboration Configuration

Our organization would like to apply different sharing policies to Box Automate and AI Home.

Box Automate
・Allow workflows to be shared between managed users within our organization
・Prevent workflows from being shared with external users
AI Home
・Prevent collaboration on content created or uploaded in AI Home session folders, including Notes containing saved AI responses, for both internal and external users
・Prevent shared links from being created for this content

However, the current configuration requires us to choose between the following options:

・When “Restrict all collaboration and shared links” is selected, sharing of AI Home-related content can be restricted for both internal and external users, but Box Automate workflows cannot be shared with managed users.
・When “Restrict external collaboration and public shared links” is selected, Box Automate workflows can be shared with managed users, but internal collaboration on AI Home-related content remains available.

As a result, we cannot implement our desired configuration:

・Box Automate workflows can be shared between managed users.
・AI Home-related content cannot be shared with either internal or external users.

Box Automate and AI Home have different purposes and sharing requirements. To enable organizations to use Box Automate collaboratively while maintaining strict controls over AI Home-related content, we request separate administrative settings for the following:

1.Sharing of Box Automate workflows
2.Collaboration on content and Notes located in AI Home session folders
3.Shared link creation for content and Notes located in AI Home session folders

Our desired configuration is:

・Box Automate: Allow workflow sharing with managed users
・Box Automate: Prevent workflow sharing with external users
・AI Home-related content: Prevent collaboration with all users, including managed users
・AI Home-related content: Prevent shared link creation

Separating these settings would allow organizations to securely collaborate on Box Automate workflows while continuing to restrict the sharing of AI Home-related content.

現在、Enterprise設定の以下の項目により、Box Automateのワークフロー共有と、AI Homeのセッションフォルダ配下にあるコンテンツの共有が同一の設定で制御されています。

Enterprise設定 ＞ コンテンツと共有 ＞ 追加のコラボレーション構成

当組織では、以下のように機能ごとに異なる共有制御を行いたいと考えています。

Box Automate
・管理対象ユーザー間でワークフローを共有可能としたい
・外部ユーザーへのワークフロー共有は許可しない
AI Home
・セッションフォルダ配下に作成またはアップロードされたコンテンツ、およびAI回答を保存したNotesについて、組織内外を問わずコラボレーションを制限したい
・同コンテンツについて、組織内外を問わず共有リンクの作成を制限したい

しかし、現在の設定では、以下のいずれかを選択する必要があります。

・「すべてのコラボレーションと共有リンクを制限する」を選択すると、AI Home関連コンテンツの組織内外への共有を制限できますが、Box Automateのワークフローも管理対象ユーザーへ共有できません。
・「外部のコラボレーションと公開共有リンクを制限する」を選択すると、Box Automateのワークフローを管理対象ユーザーへ共有できますが、AI Home関連コンテンツについても組織内でのコラボレーションが可能となります。

このため、当組織が希望する以下の状態を実現できません。

・Box Automateのワークフローは、管理対象ユーザー間で共有可能
・AI Home関連コンテンツは、組織内外を問わず共有不可

Box AutomateとAI Homeでは、共有を許可する目的や対象が異なります。セキュリティを維持しながらBox Automateを組織内で活用できるよう、以下の設定を分離し、それぞれ個別に制御できるようにしていただきたいです。

1. Box Automateのワークフロー共有に関する設定
2. AI Homeのセッションフォルダ配下にあるコンテンツおよびNotesのコラボレーションに関する設定
3. AI Homeのセッションフォルダ配下にあるコンテンツおよびNotesの共有リンクに関する設定

希望する設定例は以下のとおりです。

・Box Automate：管理対象ユーザーへの共有を許可
・Box Automate：外部ユーザーへの共有を禁止
・AI Home関連コンテンツ：管理対象ユーザーを含むすべてのユーザーへのコラボレーションを禁止
・AI Home関連コンテンツ：共有リンクの作成を禁止

機能ごとに設定を分離することで、AI Home関連コンテンツに対する共有制限を維持しながら、Box Automateのワークフローを組織内で安全に共同利用できるよう、製品の改善を希望します。