Prevent each user from accepting invitations without their consent.
【Current status】
Currently, users can enable “Require acceptance when receiving invitations” in their account settings, but the problem is that administrators cannot enforce this.
【Background】
Box allows users to easily send invitations to collaborate as long as they have an email address.
This means that you can be invited to a folder without your knowledge, and a mysterious folder can suddenly appear in your top folder.
This creates the possibility of accidentally uploading a file or downloading an unwanted file.
The invitations we receive from outside parties can be restricted by a collaboration whitelist in Box Governance, but we do not want to set this up.
This is because it would mean that you would have to apply for whitelisting before receiving invitations to folders from your business partners, which is a hurdle to active collaboration.
【Request (same as title)】
Instead, we want to allow each user to confirm for themselves whether or not they are the intended invitee, which is an operation that provides both security and convenience.
If we are able to enforce this acceptance setting on users, we will be able to include in our user manuals a warning on the acceptance screen when an invitation is received and a reminder to confirm that the invitation is from the appropriate party before accepting it.
This is a problem common to cloud services with external collaboration functions rather than a problem unique to Box, but we hope that Box, a service suited to collaboration, will take the lead in implementing a solution.
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Kengo Masuda-Marubeni IT Sol commented
I want to make it mandatory for each user to accept an invitation when receiving an invitation in administrator settings.
日本語訳:
各ユーザーが招待を受けるときの承諾操作を管理者設定で必須化したい。
【現状】
現在、各ユーザーがアカウント設定で「招待を受ける際に承諾をする」を有効にすることができますが、管理者が強制できないことが問題です。【これが問題である理由】
Boxでは、メールアドレスさえあれば簡単に共同作業の招待状を送ることができる。
つまり、自分の知らないうちにフォルダに招待され、トップフォルダに突然謎のフォルダが出現することもある。
そのため、誤ってファイルをアップロードしてしまったり、不要なファイルをダウンロードしてしまったりする可能性が出てくる。外部から受ける招待は、Box Governanceのコラボレーションのホワイトリストで制限できるが、これは設定したくない。
取引先からフォルダへの招待を受ける前にホワイトリストの申請が必要になり、積極的なコラボレーションのハードルになるからだ。【要望】
代わりに、各ユーザが被招待時に怪しい招待元でないかを自分で確認させるようにしたい。
もし、この承諾設定をユーザーに強制することができれば、招待を受けた際の受付画面での注意喚起や、招待を受ける前に適切な相手からの招待であることを確認するための注意喚起を、ユーザーマニュアルに記載することができるようになる。これはBox固有の問題というより、外部コラボレーション機能を持つクラウドサービスに共通する問題ですが、ぜひともコラボレーションに適したサービスであるBoxが率先して解決策を導入していただきたく思います。
(Edited by admin)